こんにちはKurosukeです。
今回もWEB会議のコツの最終回。
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今回は内容が少し短いですが、大事なことばかりなので、しっかりと理解してものにしてくださいね。
それでは今回も学んで行きましょう。
- 会議メモと次のアクションは必ず送る
- 録画したビデオのリンクも送る
- 会議を振り返る
目次
会議メモと次のアクションは必ず送る
最初のコツは、web会議でも対面の会議でも非常に重要なコツですが、
会議のメモとアクション(いわゆる議事録)を参加者に必ず送る事。
会議で、議論が白熱すると、ついついなんだかやり遂げた気になり、議事録を送らない人が多いですよね。
でも、必ず簡単でもいいので会議の内容メモとアクションを送る様にしてください。
理由1:自分の備忘録になる。
人間は自分が思っている以上に忘れてしまう生き物です。
特に毎日いくつもの会議をこなしている場合は、それぞれの会議の内容を覚えておくのは至難の技です。
少なくとも私の様な凡人には不可能です。
でも、簡単でもいいのでメモや議事録を残しておくと、それを読むだけで前回の会議の内容を思い出せますので非常に楽になりますよね。
理由2:エビデンスになる
会議内での揉め事のNO1が、誰が何を言った言わないかについて。
でも、こちらも議事メモがあれば、議論の証拠になり、揉め事を解決する事ができます。
実際私は、過去にコンサルタントとして、様々な会議に参加していましたが、重要な意思決定がされる会議では必ず議事録がとられており、エビデンスとして残されてましたよ。
ビジネスの世界では、最悪裁判沙汰になることもありますので、大事な会議では必ず議事録を残しましょう。
理由3:参加していない人への情報共有になる。
こちらは当たり前ですが、議事録が残っていれば、参加していない人にも会議の内容や決定事項を簡単に共有できます。
これがもし、何もメモがなければ、参加できなかった関係者に、再度話を説明する必要があり、時間を無駄にしてしまいますよね。
以上、会議の議事録が大事な三つの理由でしたー。
録画したビデオのリンクも送る
次はWeb会議特有のコツ。
大事な会議ではweb会議の録画機能を使って、会議を録画し、その動画のリンクを関係者に送りましょう。
対面の会議では、会議を、録画するのはなかなか難しいですが、Web会議であればボタン一つで簡単に録画できます。
議事録を書くのに録画もするの？と思われるかもしれませんが、録画のメリットも、ちゃんとあります。
メリット1:その場の雰囲気がわかる
議事録に足りないものってなんでしょうか？
それは、その会議の雰囲気や熱量が残せない事。
当たり前ですが議事録は文字情報だけなので、どうしてもその発言の熱量や場の雰囲気が残せませんよね。
でも、動画になると視覚情報や音声情報が追加され、そのWeb会議がどんな雰囲気で進んだのか、どう物事が決まったのかの流れまでちゃんと理解できます。
意外と議事録だけでは読み取れない事も多いですし、可能な限り会議を録画するようにしてください。
メリット2:話し方の勉強になる
次に、動画を残す事で、自分だったり、参加者の話し方を振り返ったり出来きるので、話し方の勉強に使えます。
あなたは自分の開催した会議を振り返った事がどのくらいありますか？
ほとんどの人は全くない状況だと思います。
でも、それってかなり勿体無いです。
なぜなら、自分の行動を振り返るのが上達の一番の近道だから。
例えば、私は昔ゴルフをやっていたことがあるのですが、なかなか上達できませんでした。
あまりに上達しないので、ある時レッスンを受けたのですが、これが衝撃的でした。
自分のスイングの録画を見たとき、自分のイメージしていたスイングと全く違ったから。
頭の中ではプロ顔負けのスイングのイメージを持っていたのですが、実際のビデオでは、初心者丸出しの残念なスイングでした。
ただ、この振り返りのおかげで何が悪いのかわかる様になり、スイングは劇的に改善しました。
Web会議もこれと一緒で、もしあなたが少しでも上達したいのであれば、会議を録画し、見直す癖をつけるようにしましょう。
メリット3:議事録作成に使える
最後のメリットも当たり前ですが、Web会議を録画することで、議事録作成にも使えます。
長丁場の会議だと、会議を全部思い出せないことも多いと思います。
でも、Web会議の録画があれば、必要な部分を思い出すことができ、簡単に議事録が作成できます。
会議を振り返る
こちらのコツを実践している人はなかなかいませんが、
会議に参加、開催したら必ず振り返りをしましょう。
何となく頭の中で、実施した会議がどうだった振り返っても良いですが、
出来れば録画したビデオを見ながら振り返りって見てください。
その方が良い点、悪い点が明確になり非常に勉強になりますよ
この会議を録画できて、後で見れるのがWeb会議の利点ですね。
対面で自分の会議を見る事はほとんどありませんし。
ちなみに、会議を振り返る事の主なメリットは以下の通り。(これ以外にもメリットはありますが。)
メリット1: 話し方が上手くなる
メリット2:時間の使い方が上手くなる
メリット3:Web会議が上手くなる
メリット1: 話し方が上手くなる
こちらは先程お伝えした通りです。
会議を振り返ることができれば、話し方の良い点、悪い点が理解出来るので、話し方が上手くなります。
メリット2:時間の使い方や進行が上手くなる
話し方だけでなく、振り返りをすることで、会議内で時間をどう使うか、またどう会議を仕切るのかの振り返りができます。
案外、自分が会議で何にどの程度時間を使っているかはわからないものなので、振り返ってみると色々と気づきがあると思いますよ。
メリット3:Web会議操作が上手くなる
当然ですが、Web会議の操作自体が上手くなります。
会議中は焦っているので、内容をよく覚えてないことも結構あるかと思いますが、
後で振り返ってみると何であんな操作をしたんだみたいなことがたくさんわかります。
例えば、マイクがオフのまま話した、画面の共有をしないまま話してしまったなど。
こういったことも、冷静な状態で振り返ることにより、気がつくことができますよね。
実際、これはWebだけではないと思いますが、自分のやったことを日々振り返って、少しずつでも改善出来るがどうかで、あなたの能力や実績は必ず上がるので、諦めずに少しずつやってみてくださいね。
終わりに
最後までお読みいただきありがとうございました。
会議は会議中が大事なのはもちろん、会議後も非常に大事です。
今回お伝えしたコツをしっかり理解して、一つずつ実践していきましょう。
一つずつは小さい事ですが、やるかやらないかで非常に大きな差が出ますからね。
おすすめの本
王道ZOOMの使い方
この本の内容を理解すれば基本はオッケーでしょう。
Microsoft Teams
めんどくさがりやな人も基本の部分だけでいいので読んで！
おすすめのヘッドセット
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筆者も使ってます。やっぱり有線は信頼性高いっす。音本当にいいですよ。
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それではまたお会いしましょう！
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