【必読】Web会議のやり方：テレワーク初心者が知っておきたいコツ：会議編

こんにちはKurosukeです。

前回の記事↓は読んでいただけましたでしょうか？

【必読】Web会議のやり方：テレワーク初心者が知っておきたいコツ：準備編

本日は前回に引き続き、初心者向けのWeb会議のコツについて解説していきたいと思います。

今回は特に重要な会議編です。

ただ、会議と一言でいっても、自分が参加するだけなのか、それとも会議内で何かを説明、発表するのかによって、気をつけるべき点が変わってきます。

なので、以下の３つの観点でコツを分類してそれぞれ説明しましょう。

では早速行きましょう。

発表者、参加者共通

まずは、会議の開催者・発表者、参加者で共通して使えるコツについて。

それでは、一つずつ解説していきます。

話を区切って相手が理解しているか確認

これ本当に重要なので、必ず覚えておいて下さい。

Web会議は対面の会議以上に聞き手の状況を気にする必要があります。

なぜなら、対面会議よりも相手についての情報が少ないから。

当たり前ですが、Web会議になると、基本的に情報を伝達する手段は、音声と少しばかりのビデオ(これもオフにする人多いですが)になり、圧倒的に情報量が少なくなります。

一方、対面の会議だと顔の表情や雰囲気からもたくさんの情報を得ることができ、相手について理解がしやすいですよね。

それなのにWeb会議初心者の人は対面会議と同じ感じで話をしてしまい、相手が理解していないまま話が進むことが多いです。

これを避けるためには、いつもよりもペースを落として、頻繁に話が理解できるか伝わっているかを聞くようにすることが大事。

話の切れ目で、

「皆さんここまでの話大丈夫ですか？」とか、

「○○さん、何かコメントや質問ありますか」というように聞いてみてください。

しつこいくらいでちょうどいいですよ。

また、他のメリットとして、話を区切ると音声が被りにくいというものもあります。

Web会議では、対面と違って一時点では一人しか話せないので、同時に複数人が話すと、よく聞き取れません。

でも、話を区切る癖をつけると、音声がかぶりにくく聞きやすくなります。

音声の状況、画面共有の状況を口頭で確認する

あなたも会議に参加していて、

発表者の音声が聞こえない、聞こえづらいのに発表者本人が気がついてない！

という経験ありませんか？

これって本当に時間の無駄です。

最初に確認すれば気がつく事なのに、気がつかずにズルズルと話をする人が結構います。

海外と比べて、日本人は特に大人しいので音声や画像が乱れていても、それを指摘できずにズルズルと話をしてしまう人の多いですね。

なので、あなたが発言する時は、まず自分の音声や画像に問題がないか特に気をつけるようにして下さい。

具体的には、会議の最初に、次のような質問をしてみて下さい。

「私の音声は聞こえてますか？」

「こちらのビデオは見えてますか？」

本当に基本的な質問ですが、こういった質問をするかどうかで、会議の質は随分良くなるので、しっかりと確認するようにして下さいね。

可能な限りカメラをオンにする

次に重要なのが、カメラをオンにする事。

これも日本人に多く、カメラをオンにせずにしれっと参加する人がいます。

でもこれやめて下さい。特にあなたが発表者の場合は率先してカメラをオンにして、周りの人に〇〇さん、カメラオフですね！って威嚇するくらいでちょうどいいです。

先程お伝えした通り、音声情報にビデオからの視覚情報が加わる事で、一気に情報量が増えお互いの理解が深まります。

また、他の参加者との距離も高くなるので、メリットだらけです。必ずやってみて下さいね。

いきなり話さずにまず名前を名乗ってから発言する

こちらも基本中の基本です。

発言する前に自分の名前を名乗ってから発言しましょう。

最近のWeb会議では、誰が発言しているかわかる機能があります。

でも、これに頼りきらず、まず自分の名前を言う事で、聞き手に間を与えることができて、話を聞くモードにする事ができます。

特に、十人以上の大人数の会議では、誰が話しているかわからない事も多いので、特に意識してみて下さいね。

簡単な事ですが、やるとやらないとでは聞き手の聞きやすさがちがいますよ！

発表者・司会者

続いて、あなたが会議中に発表、説明する必要がある場合に気をつける事について。

雑談、アイスブレイクを考えておく

「Web会議の始まりってなんだか気まずいな！」って感じた事ないですか？

これを解決するのがアイスブレイク(雑談)！

Web会議は対面の会議よりもその場の雰囲気が伝わりづらく、特に会議の初めが気まずかったり、難しく感じやすいものです。

でも、もしあなたがアイスブレイクや雑談を用意しておく事が出来ると一気に参加者との距離が近くなり、会議がやりやすくなりますよ。

いや、具体的に何を話せばいいの？というあなたにいくつか例をあげてみましょう。

• カメラの背景を変わったものにしておいてネタにする
• リモートでの苦労話や良かった事をシェアしたら聞いてみる
• 最近ハマっている事を聞いてみる
• ライフスタイルの変化を聞いてみる

その場で考えるのが苦手な人は、会議の5分前でもいいので、ニュースや新聞を読んでみて、どんな雑談をするか考えるだけでも随分と話しやすさが違いますので、必ず一つか二つ考えてみて下さいね。

まずはアジェンダと目的を共有

アイスブレイクの後に重要なのが、

一番最初に会議の目的や議論したい内容について共有する事。

準備編でも伝えた通り、事前に会議の目的と内容を整理して参加者に連絡するのは非常に重要。

ですが、目的や内容を改めて会議の初めに共有する事で、会議内で話し合う事がより明確になり、議論がまとまる様になります。

また、他のメリットとして、自分で口にする事で自分へのリマインドにもなりますので、是非試して見て下さい。

発言がない人に名指しで質問

Web会議って普通の会議に比べて発言が少ない事多くないですが？

それを解決する良い方法が、参加者に質問する事。

特に、名指しで質問してみて下さい。

いやー、そんなアグレッシブなこと出来ないよ！って思われるかもしれませんが、Web会議ではこのくらいでちょうど良いです。

逆に名前を呼ばずに、全員に質問するだけでは、誰も答えずに沈黙が続くでしょう。

誰に質問すればいいの？という場合は、特に発言していない人を選んで質問してみて下さい。

何にも発言しない人でも、意外と意見は持っているもので、質問してみると案外いい答えが返ってきます。

ホントは話したいのに発言しずらいので遠慮しているだけなので、きっかけを作って助けてあげましょう。

最初は聞きずらいかも知れませんが、気にせずにガンガン質問してみましょう。

最後に議論した内容をサマリーして、次のアクションを確認する

これも本当にやってない人が多い。

Web会議の最後には必ず議論の内容を振り返り、アクションを確認するようにして下さい。

これをすると会議参加者の間の認識のズレを防ぐことができ、次のアクションが明確になるから。

日本人がよくやるのが、会議でたくさん話はするのですが、会議の最後に「結局、何が話されて、何が決まって、次に何をするべきなのか」が曖昧なまま会議が終わるやつです。

これだと似たような会議を何度も行い、みんなの時間を無駄にするので、あなたが主催者の場合は必ずサマリーとアクション確認はやって下さいね。

自分自身が話した内容を整理できるというメリットもあるので、必ず癖にするようにしてくださいね。

参加できなかった人のために録画する

最後のコツは、Web会議を録画すること。

これってWeb会議の一番のメリットと言っても過言ではないですね。

ZoomでもMicrosoft Teamsでも必ず録画の機能はついていますので、大事な会議の場合は必ず録画しましょう。

メリットですが、参加できなかった人に会議の内容を共有できるのはもちろん、自分の振り返りとしても使えます。

一点、注意点としては、録画前に会議の参加者に録画している旨は伝えるようにして下さい。

通常は大丈夫だと思いますが、中には勝手に録画されることに抵抗がある方もいるので、一言録画する旨を伝えるだけでいいので、必ず確認して下さい。

参加者の場合

最後にあなたが参加者だった場合のコツ３つです。基本的な内容ですが必ず押さえて起きましょう。

発言しないときはマイクをオフにする

会議中にマイクオフにしてますか？

もし、やってない場合必ずオフにしてくださいね。

Web会議だと周りの人がどのように聞こえているかわからないので、あまり気にしない人が多いのですが、マイクが拾う雑音って本当にうざいです。

特に、キーボードのタイピングや、独り言。

Web会議は音声は一時点で一人なので、こういった雑音が大事な話を遮ってしまう事がよくあります。

せっかく話しているので、途中に雑音が入るだけで、それだけでやる気なくなりますよね。

なので、会議に入ったら基本的にはミュートで参加。

自分が発言したいときだけミュート解除するというのを体で覚えて下さい。

最低限のマナーですからね。

話を聞きながら、質問やコメントを考えておく

Web会議だと、発表者や話し手が見えない分、何も考えずにぼーっとしている人結構います。

でも、これって本当に時間の無駄ですし、失礼ですよ。

そんな暇があったら、話を聞きながら、話し手にどんなコメントをするか、質問をするかを必死に考えるようにしてくださいね。

Web会議だと、対面の会議と比べて、なかなか発言しずらいこともあり、いつも以上に議論が盛り上がりません。

なので、コメントや質問をするんだという意識を持って話を聞くこと。

そして、話の終わりにはコメントや質問をするようにしましょう。

発表者、主催者の話にリアクションする

これも地味ですが非常に重要。

あなたもWeb会議の主催者・発表者になってみればわかりますが、Web会議で話をするのって本当に孤独です。

Webカメラがオンになっていればまだましですが、中にはオフのまま聞いている人がいて、自分の話をちゃんと聞いているのか、理解しているのかがわからないです。

そこで、あなたが聞き手の場合には進んで発表者の質問や話にリアクションするようにしましょう。

例えば、発表者が質問がないか？自分の話を理解しているか？と聞いてくると思いますが、そういう時に進んで質問やコメントを投げるようにしましょう。

これができるかどうかでWeb会議のあなたへの印象はだいぶ変わってきますし、会議自体も盛り上がるようになりますよ。

騙されたと思ってやってみてくださいね。

終わりに

長文お読みいただきありがとうございました。

今回は、web会議中に気をつけたいコト、やっておきたいコトについて解説しました。

いきなり全部をマスターするのは難しいと感じるかもしれませんが、少しずつ意識してやれば必ず誰でもできるようになるので、実践してみて下さい！

最後にまだまだWeb会議を上達したい！という意欲的なあなたにおすすめの本と機器をご紹介しますね。

おすすめの本

王道ZOOMの使い方

この本の内容を理解すれば基本はオッケーでしょう。

Microsoft Teams

めんどくさがりやな人も基本の部分だけでいいので読んで！

おすすめのヘッドセット

Jabra EVOLVE 40 MS Stereo

筆者も使ってます。やっぱり有線は信頼性高いっす。音本当にいいですよ。

Apple AirPods Pro

Macユーザーはこれしかないでしょ。ノイズキャンセリング機能もついてて会議やりやすいし、見た目もかっこいい。

おすすめの外付けWebカメラ

ロジクール ウェブカメラ C920n

絶対に広角気味のカメラがいいですよ。こういうのを一つ持っておけば当分は使えます。

それではまたお会いしましょう！